La gestion des heures et du temps de travail supplémentaires, de même que les compensations ou indemnisations sont réglées dans la loi sur le travail et le Code des obligations. Ces textes de loi définissent les différents droits et devoirs de l’employeur et de l’employé, afin d’avoir une définition claire des responsabilités.

La durée équilibrée du travail et du repos fait partie intégrante de la protection de la santé, car elle permet d’éviter les accidents liés à la somnolence et à la fatigue. Elle garantit aussi aux travailleurs une vie sociale, du fait que par exemple, le dimanche est fixé comme jour de repos. Dans la pratique, des questions se posent régulièrement à propos du traitement correct des heures et des rapports de travail, dans le contexte de la compensation des heures supplémentaires. Est-ce qu’un employé a l’obligation de soumettre chaque mois à son employeur un rapport concernant la durée du temps de travail? Est-ce que l’employeur doit le contrôler et le discuter avec l’employé? Qu’en est-il des heures supplémentaires? Comment les gérer lorsqu’un employé donne son congé et qu’il dispose de nombreuses heures supplémentaires? Est-que l’employeur est perdant, parce que l’employé peut quitter l’entreprise plus tôt?

Définition des heures supplémentaires et du temps supplémentaire

Afin d’éviter des conflits, il est important que tout le monde parle le même langage. Les heures supplémentaires et le temps supplémentaire ont deux significations différentes. Les heures supplémentaires sont ordonnées par l’employeur et correspondent à des prestations supplémentaires de l’employé, nécessaires à l’exploitation. En principe, les heures supplémentaires ne sont admises que si elles sont demandées par l’employeur, nécessaires à la bonne marche de l’entreprise, que l’employé peut les fournir et que les règles de la bonne foi permettent de les lui demander. Lorsque l’employé fournit volontairement des heures supplémentaires et que l’employeur en a connaissance, ce qui devrait être impératif, l’employeur a l’obligation de réagir. S’il ne le fait pas, ces heures supplémentaires sont considérées comme autorisées par l’employeur. On parle de temps supplémentaire, lorsque le temps de travail fourni dépasse le temps de travail hebdomadaire maximal. Ces heures et le traitement du temps de travail supplémentaires sont réglés dans la loi sur le travail à laquelle sont soumises la plupart des entreprises privées.

La compensation est autre chose

La différenciation entre heures supplémentaires et temps supplémentaire est de grande importance, car la compensation de ces deux éléments est réglée différemment. En principe, l’employeur doit indemniser les heures supplémentaires avec le salaire de base et un supplément d’au moins 25 pour-cent. Avec l’autorisation de l’employé, l’employeur peut aussi compenser les heures supplémentaires en accordant du temps libre, de la même durée au moins. L’employeur et l’employé doivent s’entendre sur le moment exact où ces heures seront compensées. Toute compensation d’heures supplémentaires peut même être exclue si l’employeur et l’employé signent une convention correspondante. Par contre, le temps supplémentaire doit impérativement être indemnisé, soit en accordant du temps libre, soit par une indemnité versée avec le salaire de base en ajoutant un supplément d’au moins 25 pour-cent.

Charge de la preuve

L’employé doit prouver qu’il a fourni des heures supplémentaires. Il ressort de la pratique du Tribunal fédéral que, dans la plupart des cas, les notes de l’employé ne suffisent pas. Tandis que les rapports de travail hebdomadaires ou mensuels remis à l’employeur par l’employé suffisent en règle générale comme preuve, même si les rapports ne sont pas signés par l’employeur. On part normalement de l’idée que l’employeur a connaissance des prestations supplémentaires de l’employé, par exemple en pouvant consulter la saisie électronique des heures de travail de l’employé. L’horaire flexible est soumis à une réglementation particulière: Lorsque l’employé qui travaille dans un système avec horaires flexibles fournit plus que les heures de travail convenues, cela est considéré comme du travail supplémentaire fourni volontairement, et il devra s’occuper lui-même d’obtenir une compensation. Il est de la responsabilité de l’employé de réduire le solde de l’horaire flexible en l’espace du temps convenu ou durant le délai de congé ordinaire. Si, sur la base des directives de l’employeur ou de la nécessité de l’entreprise, cela n’est pas possible, ce solde d’heures de travail sera converti en heures supplémentaires.

Le rapport de travail

Pour les entreprises soumises à la loi sur le travail, l’employeur a l’obligation de tenir à disposition tous les registres et toutes les documentations, au cas où les autorités de surveillance et d’exécution demandent d’y avoir accès et veulent contrôler si la loi sur le travail est respectée. La documentation doit indiquer la durée du travail qui a été fournie chaque jour et sur la durée d’une semaine, y compris le temps de compensation et le temps supplémentaire. Les rapports de travail doivent renseigner de manière détaillée sur la situation et la durée des pauses d’une demi-heure et plus. L’on doit en outre pouvoir constater les jours de repos et de compensation hebdomadaires accordés par l’employeur, dans la mesure où ceux-ci ne tombent pas régulièrement sur un dimanche. Le rapport doit aussi contenir les suppléments de salaires et de temps dus conformément à la loi. Un rapport de travail établi par l’employé et remis à l’employeur devrait contenir le temps de travail quotidien et hebdomadaire, le lieu de travail ainsi que la situation et la longueur des pauses. La loi ne prescrit aucun instrument pour la saisie du temps de travail. Le Secrétariat d’Etat à l’économie Seco indique différents modèles de saisie du temps de travail. Il s’agit du rapport écrit à la main par l’employé, du système électronique comme les timbreuses ou un logiciel installé sur l’ordinateur ou le Smartphone. On ne trouve aucune indication dans la loi, s’agissant de l’obligation de signer le rapport de travail par l’employeur et l’employé. Toutefois, une signature peut apporter des avantages lors de la charge de la preuve. En principe, l’employeur est tenu de saisir le temps de travail. Il peut cependant transférer ce devoir à l’employé. Néanmoins, c’est toujours de l’ordre de l’employeur de fournir l’attestation aux organes de contrôle. Il est recommandé de contrôler régulièrement les rapports de travail, par exemple chaque mois. Dans ce cas, l’employeur aura un aperçu des éventuelles heures supplémentaires et pourra intervenir si nécessaire avec des mesures pour décharger l’employé

Compensation des heures supplémentaires

Lorsque les heures supplémentaires doivent être indemnisées par du temps libre, l’employeur et l’employé doivent se mettre d’accord sur deux points: Premièrement, sur la part de temps libre qui doit au minimum être égale à celle des heures supplémentaires fournies et sur la période exacte où ces heures seront compensées. Si les deux parties n’arrivent pas à s’entendre sur ces deux points, aucune des deux pourra trancher de son propre chef la question du moment de la compensation. Un accord pourrait se présenter comme suit: L’employé devra compenser ses heures supplémentaires dans l’espace de douze mois, sans quoi, la totalité des heures supplémentaires tombe. S’il n’existe aucune convention qui détermine que les heures supplémentaires tombent à la fin de l’année, toutes ces heures seront reportées sur l’année suivante. Le droit à une compensation des heures supplémentaires échoit après cinq ans, peu importe qu’une compensation par du temps libre ou par une indemnisation salariale est prévue. Il existe une décision du Tribunal fédéral qui rapporte qu’un employé a l’obligation d’informer l’employeur de toutes les dates de décompte (par exemple à la fin du mois) sur les heures supplémentaires fournies. Si l’employeur n’a pas connaissance des heures supplémentaires fournies par son employé et que ce dernier accepte sans contestation le versement du salaire usuel, l’employé signale ainsi à son employeur qu’il renonce volontairement à une indemnisation des heures supplémentaires fournies.

Important de savoir dans un tel cas: Lorsque les heures supplémentaires ont été fournies, l’employé ne peut pas par la suite renoncer à une indemnisation. Une convention correspondante sur le renoncement à une indemnisation des heures supplémentaires doit être signée par l’employeur et l’employé auparavant. Il en va de même pour le temps supplémentaire.

Compenser le temps de travail supplémentaire

Lorsque l’employé souhaite compenser le temps de travail supplémentaire par du temps libre, la compensation doit s’opérer en l’espace de 14 semaines. L’employeur et l’employé peuvent convenir un délai plus long. Cependant, ce délai ne doit pas dépasser douze mois. La compensation peut être effectuée l’année suivante, si la compensation s’opère dans l’espace du délai autorisé ou convenu. Si le temps supplémentaire doit être compensé par de l’argent, le droit à l’indemnisation expire après cinq ans. La loi ne prévoit pas une prescription du temps supplémentaire pour la fin de l’année.

Le droit aux vacances

Les jours de vacances que l’employé n’a pas pris jusqu’à la fin de l’année ne se prescrivent pas. Ils seront entièrement reportés sur l’année suivante. L’expiration d’un droit aux vacances se base sur la règle usuelle en matière de délai de prescription. Le tribunal fédéral a déterminé un délai de prescription de cinq ans pour les vacances.

Devoir de vigilance

Selon le Code des obligations, l’employeur a l’obligation de préserver la personnalité de l’employé et de respecter sa santé (CO Art. 328). Cela comporte une organisation pratique du travail en prenant tous les égards voulus concernant la santé physique et psychique du travailleur. Le contrôle du temps de travail en fait partie. L’employé a l’obligation de collaborer. Il est tenu d’informer son employeur sur les dérives. Le respect des temps de travail et de repos stipulés dans la loi sur le travail fait partie de la protection de la santé du travailleur, mais il en va en première ligne de la responsabilité de l’employeur. Il ne peut pas transférer ce devoir sur l’employé, mais il peut en appeler à sa collaboration. L’observation des temps de travail et de repos est particulièrement importante, afin d’éviter des accidents dus à la fatigue. Si un accident de travail se produit parce que l’employeur contrevient à ces obligations, il pourrait en être tenu responsable. Un recours de l’assurance accident contre l’employeur n’est toutefois possible que si ce dernier aurait commis une faute grave ou intentionnelle. Un employé peut refuser d’accomplir le travail, lorsqu’il a informé son employeur sur certaines dérives et que celui-ci n’aurait rien entrepris pour assurer sa protection. Le droit au salaire demeure. Dans ce contexte, il vaut la peine pour un employeur de contrôler régulièrement les rapports des temps de travail. Ainsi, il se tient au courant des éventuels heures supplémentaires et peut en même temps contrôler l’observation des temps de travail et de repos et éviter des accidents de travail qui pourraient être causés par de la fatigue.

Autres informations

• Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche EFR, Secrétariat d’Etat à l’économie Seco: La loi sur le travail. Les principales dispositions sur les temps de travail et de repos.